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La rédaction d’emails en anglais nécessite de connaître certaines formules de politesse et structures spécifiques pour communiquer de manière claire et professionnelle. Voici un guide détaillé pour vous aider à structurer et rédiger des emails en anglais efficacement.
Commencer la rédaction d’un email en anglais
La première impression que vous donnez commence par la formule d’appel et la phrase d’accroche. Utiliser les formules appropriées peut faire une grande différence dans la perception de votre email.
La formule d’appel
La formule d’appel dépend du degré de formalité de la relation avec le destinataire. Pour un contexte formel, commencez par "Dear Mr./Ms. [Nom]", ce qui montre du respect et du professionnalisme. Pour des échanges moins formels, "Hi [Prénom]" est suffisant et convivial. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, "To whom it may concern" est une alternative neutre et appropriée.
La formule d’appel varie en fonction de la formalité du contexte :
Formel : Dear Mr./Ms. [Nom],
Moins formel : Hi [Prénom],
Général : To whom it may concern,
La phrase d’accroche d’un email en anglais
La phrase d’accroche sert à établir un ton agréable dès le début de l'email. Par exemple, "I hope this email finds you well" est une formule courante qui montre de l’attention envers le destinataire dans un contexte formel. Pour un ton plus décontracté, vous pouvez utiliser "I hope you’re having a great day."
La phrase d’accroche doit capter l’attention du destinataire :
Formel : I hope this email finds you well.
Moins formel : I hope you’re having a great day.
L’entrée en matière d’un email en anglais
Après l’accroche, introduisez rapidement le sujet de votre email. Dans un cadre formel, vous pourriez dire "I am writing to inform you about..." ou "I am reaching out regarding...". Ces formules directes permettent au destinataire de comprendre immédiatement le sujet principal. Pour un email moins formel, "Just wanted to let you know that..." fonctionne bien pour introduire le sujet de manière décontractée.
Introduisez rapidement le sujet de votre email :
Formel : I am writing to inform you about...
Moins formel : Just wanted to let you know that...
Le corps d’un email en anglais
Le corps de l'email est le cœur de votre message. Soyez clair et précis. Commencez par une phrase qui définit clairement l’objet de votre email, comme "I am writing regarding [sujet]." Cela donne un cadre à votre lecteur et prépare le terrain pour les détails à suivre. Assurez-vous de structurer vos informations en paragraphes courts pour une lecture facile.
Le corps de l'email contient le sujet à proprement parler et doit être structuré de manière claire.
Le sujet à proprement parler
Présentez clairement le sujet principal de votre email :
Formel : I am writing regarding [sujet].
Moins formel : I wanted to talk to you about [sujet].
Les tournures pour exprimer votre accord
Exprimer votre accord est essentiel pour montrer votre soutien ou approbation. Dans un contexte formel, utilisez "I completely agree with your proposal" ou "I concur with your assessment." Ces phrases montrent un accord fort et professionnel. Pour un ton plus informel, "Sounds good to me!" ou "I’m on board with that" sont parfaitement appropriés et chaleureux.
Exprimer votre accord de manière polie et professionnelle :
Formel : I completely agree with your proposal.
Moins formel : Sounds good to me!
Signifier son désaccord dans un email en anglais
Signifier un désaccord nécessite de la diplomatie pour éviter tout malentendu. Dans un email formel, vous pourriez dire "I understand your point, however, I have some concerns regarding..." Cela montre que vous respectez l’opinion de l’autre personne tout en introduisant votre propre perspective. Pour un email informel, "I see what you’re saying, but..." est une façon douce de présenter une opinion différente.
Signifier un désaccord tout en restant courtois :
Formel : I understand your point, however, I have some concerns regarding...
Moins formel : I see what you’re saying, but...
Confirmer un rendez-vous par email en anglais
Pour confirmer un rendez-vous, soyez clair et précis. Une phrase formelle pourrait être "I would like to confirm our meeting scheduled for [date] at [heure]." Cela évite toute confusion. Dans un contexte moins formel, "Just confirming our meeting on [date] at [heure]" est suffisant et convivial. N'oubliez pas de répéter la date et l'heure pour éviter toute erreur.
Confirmez un rendez-vous de manière claire :
Formel : I would like to confirm our meeting scheduled for [date] at [heure].
Moins formel : Just confirming our meeting on [date] at [heure].
Rester bref dans un email en anglais
La concision est souvent appréciée dans les emails professionnels. Pour rester bref, utilisez des phrases directes comme "Please find the attached document for your review" dans un contexte formel. Pour un ton plus décontracté, "Here’s the doc you asked for" est clair et amical. L'important est de transmettre l'information nécessaire sans alourdir le message.
Soyez concis et allez droit au but :
Formel : Please find the attached document for your review.
Moins formel : Here’s the doc you asked for.
Abréviations et acronymes utilisés dans la rédaction des courriels
L'utilisation d'abréviations et d'acronymes peut rendre vos emails plus efficaces. Voici quelques exemples courants :
FYI : For Your Information, utilisé pour partager des informations supplémentaires.
ASAP : As Soon As Possible, pour indiquer l'urgence.
BTW : By The Way, pour ajouter une information supplémentaire.
ETA : Estimated Time of Arrival, pour donner une estimation de temps.
Ces abréviations sont largement reconnues et peuvent rendre vos communications plus fluides.
Conclure un email en anglais
Terminer votre email avec une formule de conclusion appropriée est essentiel pour laisser une bonne impression. Pour un email formel, utilisez "I look forward to your response. Best regards, [Votre Nom]." Cela montre que vous attendez une réponse et termine l'email de manière professionnelle. Pour un email moins formel, "Thanks! Cheers, [Votre Prénom]" est amical et décontracté, tout en restant respectueux.
Terminez votre email avec une formule de conclusion appropriée :
Formel : I look forward to your response. Best regards, [Votre Nom]
Moins formel : Thanks! Cheers, [Votre Prénom]
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